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L'IRSTEA et SDE 17 gèrent leur documentation avec Alfresco

Fabrice Moutte, DSI adjoint de l'IRSTEA, et Philippe Ardouin, DSI de SDE17, (au centre sur le photo) témoignant sur des projets intégrés par Sopra lors de l'Alfresco Day. (crédit : LMI)

Fabrice Moutte, DSI adjoint de l’IRSTEA, et Philippe Ardouin, DSI de SDE17, (au centre sur le photo) témoignant sur des projets intégrés par Sopra lors de l’Alfresco Day. (crédit : LMI)

La solution de gestion documentaire en Open Source d’Alfresco a été retenue par l’institut de recherche IRSTEA, notamment pour élaborer ses contrats et conventions avec ses partenaires, et par le Syndicat des eaux de Charente Maritime pour tracer l’ensemble de ses échanges. 

Forte affluence sur l’événement Alfresco Day organisé aujourd’hui à Paris par l’éditeur de solutions de gestion documentaire en Open Source. En milieu de matinée, l’éditeur avait déjà réuni 500 personnes environ sur le site Coeur Défense. Parmi les interventions, plusieurs témoignages d’utilisateurs dont celui de l’IRSTEA*, établissement public de recherche dans le domaine de l’eau, et du Syndicat des eaux de la Charente Maritime (SDE17), dont les projets ont été intégrés par Sopra.

L’IRSTEA travaille sur de nombreuses thématiques (inondations, sécheresse, avalanches, aménagement durable du territoire…) en pratiquant une recherche finalisée qui se concrétise par des partenariats industriels et des coopérations avec d’autres instituts et les pouvoirs publics. « Cela se traduit par l’établissement de contrats et de conventions », a décrit ce matin Fabrice Moutte, DSI adjoint de l’organisme. La solution d’Alfresco permet d’une part de gérer la documentation de l’établissement et elle va être d’autre part utilisée par ses différents utilisateurs métiers pour élaborer les contrats. Le système de gestion documentaire (projet GED EYE) est déjà en place. La base de gestion des conventions va quant à elle démarrer en avril. A chaque convention ou contrat est associée une centaine de métadonnées et un site collaboratif. Une dizaine de ces sites est générée chaque mois. « En février, nous ouvrons la phase TMA avec Sopra, ce qui comprend la préparation de services web pour mettre en communication des applications tiers, la première étant la GMAO », a indiqué ce matin Fabrice Moutte en expliquant que l’organisation était en train de casser ses silos. Et comme tout établissement de recherche, elle doit aussi s’ouvrir vers l’extérieur.

Une démarche de modernisation

De son côté, le Syndicat des eaux de la Charente Maritime est au coeur d’un flux d’échanges de documents très important, a expliqué Philippe Ardouin, DSI de SDE17. Il gère sur son réseau un patrimoine comportant une centaine d’ouvrages. Il assure des investissements sur la création de nouveaux équipements et gère l’existant, réalisant un millier de travaux par an dans le département. « Cela nécessite l’intervention de différents partenaires : exploitants, bureaux d’études, géomètres…  Il fallait entamer une démarche de modernisation et tracer l’ensemble des échanges », a résumé le DSI. D’une part, suivre au jour le jour l’état d’avancement des travaux, d’autre part, permettre d’établir la conformité de ces travaux en l’encadrant par une certification ISO. « Il fallait donc asseoir la documentation d’une manière efficace, conforme aux exigences de la réglementation ». Le socle fonctionnel s’appuie notamment sur un workflow séquentiel destiné aux rapports d’inspection. Parmi les points forts de la solution mise en place, étendue maintenant à la gestion des marchés publics, Philippe Ardouin souligne le gain de temps qu’elle a apporté et sa simplicité d’utilisation.

(*) Institut national de recherche en sciences et technologies pour l’environnement et l’agriculture.

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