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Boxworks 2018 : Unification et sécurisation de l’espace de travail SaaS

Après l’implantation de briques d’intelligence artificielle dans son offre l’année dernière, avec Box Skills qui sera disponible en décembre, Box veut aujourd’hui que ses clients n’aient quasiment plus à quitter sa solution pour travailler. L’éditeur de plateforme collaborative va donc faire en sorte de faire communiquer toutes les applications qu’il a intégré entre elles. Et de sécuriser l’accès aux documents stockés sur sa plateforme.

En direct de San Francisco. Après son tour du monde en début d’année, dont un passage à Londres en mai pour faire le point sur son activité en EMEA, Box retrouve son fief, à San Francisco, pour sa convention annuelle. Et c’est un Aaron Levie au débit toujours plus rapide qui a accueilli les quelques milliers de clients, partenaires et employés conviées au BoxWorks 2018. Au total, 49 nationalités étaient représentées. Et alors que le CEO de Box a annoncé l’année dernière l’arrivée de l’intelligence artificielle sur la plateforme avec ses Skills, nous savons aujourd’hui que ces fonctionnalités IA pour les photos, vidéos et sons  sortiront de la phase bêta en décembre prochain. Pour les nouveautés au programme de l’année prochaine, Box aspire plutôt à unifier l’utilisation de toutes les applications utilisées en entreprise et faire en sorte que les utilisateurs de sa plateforme de gestion des données en mode cloud ne la quittent plus quand ils travaillent.

« Nous voulons être plus qu’un service de stockage et de collaboration basique, nous voulons être une véritable plateforme cloud pour permettre à nos clients de vraiment digitaliser leurs processus » insiste le CEO de Box. Il est vrai que depuis son lancement il y a maintenant bientôt quinze ans, les services de Box se sont fortement diversifiés et au vu de la keynote de ce mercredi, le développement n’est pas terminé.

Faire le pont entre les applications bureautiques

Fort de plus de 1 400 intégrations au sein des services SaaS les plus connus – Service Now étant le dernier en date – Box veut désormais que sa plateforme fasse communiquer ces services entre eux. C’est-à-dire permettre aux utilisateurs d’une application d’entreprise (Slack par exemple) de partager un fichier sur un autre service (disons la plateforme Now) et de voir toutes les modifications qui sont faites en temps réel. C’est ce que va permettre l’onglet Activity, dont le lancement en version bêta est prévu pour l’année prochaine. Ceci, alors que ses concurrents/partenaires Slack ou Facebook Workplace proposent déjà des fonctionnalités similaires.

L’activité propre à un document est désormais accessible directement dans le bandeau vertical de droite. Les recommandations personnalisées d’applications de partage sont répertoriées dans un second bandeau entre le document et Activity. (Crédit : Box)

Les utilisateurs auront également accès, sur la plateforme Box, à des options de partage personnalisées en fonction de leurs activités. Une barre d’applications recommandées apparaîtra à droite du document consulté ou modifié. Si un membre de l’équipe marketing utilise souvent les applications Salesforce et que l’équipe échange sur Slack, ces applications lui seront proposées. Contrairement à son collègue du service commercial qui n’aura pas forcément de proposition de partage sur Salesforce mais via Gmail.

D’autres intégrations

En parlant de Google, ses clients communs avec Box pourront désormais utiliser la G Suite nativement dans la plateforme collaborative de l’éditeur de Redwood City. La création et l’édition de documents Docs, Slides ou Sheets sera possible depuis Box. Mais pas seulement. Comme la société a intégré les solutions bureautiques de Microsoft, Google et Apple, il est désormais possible d’ouvrir un fichier Excel dans Sheets et de sauvegarder les modifications réalisées dans le fichier original. Dans Gmail ou Hangouts Chat, une icône Box est intégrée nativement pour permettre d’accéder aux fichiers sauvegardés dans la plateforme collaborative.

Il est désormais possible de modifier des documents de la G Suite directement dans Box, mais aussi d’ouvrir et modifier n’importe quel document Microsoft, Google ou Apple dans n’importe quelle application bureautique. (Crédit : Nicolas Certes)

Les mêmes fonctionnalités ont été intégrées à Outlook. Il ne manquait que cette application à Box parmi toutes les solutions de Microsoft. Rien de neuf du côté d’iWork cependant. Une autre application qui commençait à se faire attendre car elle devait arriver début 2018 comme Skills, c’est Feed. Ce fil d’informations actif pour suivre les tendances d’une entreprise est maintenant disponible en version bêta. Basé sur un algorithme de machine learning qui utilise les différentes sources de données de l’entreprise, ce fil propose des contenus qui pourraient être pertinents pour un utilisateur. Ceci en tenant compte de ses autorisations d’accès aux informations. Ce service peut également faire remonter des contenus viraux à l’intérieur de l’entreprise ou d’une équipe.

Automatiser ce qui peut l’être

Contrairement aux années précédentes, toutes les annonces ont été condensées en une seule keynote. Après celles concernant la gestion de l’environnement de travail, Box s’est attaqué à ses améliorations pour la transformation numérique des entreprises. Et comme « le futur du monde du travail va être mené par la manière dont une entreprise maîtrise leurs données » selon Aaron Levie, Box entend donner les outils technologiques adéquats à ses clients pour les rendre plus performants. Cela passe par l’intelligence artificielle, mais pas seulement.

L’éditeur entend automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être. L’année prochaine, il lancera donc Tasks & Automations qui offre le moyen de créer des chaînes d’instructions simples pour ne plus avoir à se soucier d’exécuter des opérations récurrentes de transfert de fichiers, d’approbation ou de publication. En démo sur scène, l’application semble plutôt simple d’utilisation. En indiquant des conditions du genre « Si la date d’aujourd’hui est le 31, alors il faut copier ce fichier dans ce dossier » (voir photo ci-dessous), il est possible de les automatiser de sorte qu’elles se reproduisent tous les mois, etc.

Box veut automatiser les actions récurrentes en créant des chaînes d’instructions simples personnalisables directement par l’utilisateur. (Crédit : Nicolas Certes)

De même, les usagers peuvent programmer des tâches à réaliser pour leurs équipes de manière à ce que le travail soit plus efficace. Ces Tasks sont affichées dans le flux d’activité – développé plus haut – où chacun a ainsi une visibilité de ce qu’il ou elle doit accomplir. Ce qui a été terminé ou est encore en cours apparaît également. Et toutes les approbations et l’historique des activités est ainsi traçable.

Stocker, intégrer, automatiser… sécuriser

Dernière annonce, et pas des moindres : Box se lance dans la cybersécurité. Car si ses services sont aujourd’hui compatibles avec de nombreuses règlementations grâce aux multi-zones et qu’il est possible de donner des autorisations d’accès à tel ou tel document en fonction de son statut dans l’entreprise, Box n’offrait jusqu’ici pas sa propre solution de sécurisation.

Prévu d’ici la fin de l’année, Shield entend offrir une meilleure gestion des autorisations d’accès pour les utilisateurs en internes, détecter des anomalies venant d’utilisateurs malveillants, et de fournir un filtrage des accès externes. Dans le premier cas, le service de sécurité d’une entreprise va pouvoir attribuer un niveau d’accès aux contenus en fonction des utilisateurs, ainsi que des niveaux de restriction d’utilisation des documents de l’entreprise. Un fichier classé « Confidentiel » (le plus haut niveau de sécurité) ne pourra ainsi pas être téléchargé ou partagé à quelqu’un qui n’a pas le statut qui convient. Il est cependant possible de forcer l’envoi en créant une exception…

En version bêta à la fin de l’année, Shield sera la branche sécurité de Box et offrira une protection des documents à la fois en interne et des éléments extérieurs. (Crédit : Nicolas Certes)

Les RSSI définiront eux-mêmes des règles de détection des anomalies qui les alerteront en temps réel de potentiels vols de données, d’ouvertures d’emails malveillants, etc. Le dernier pan permettra d’avoir une meilleure visibilité des utilisateurs extérieurs, des terminaux qu’ils utilisent et des contenus qu’ils importent dans le SI.

A la question de savoir si Box ne s’éloigne pas de son activité initiale, Jeetu Patel, responsable produit et de la stratégie de l’éditeur, indique que ce sont les clients qui attendaient ces services supplémentaires. « Nous voulons que chacun ait accès aux données de son entreprise de la manière la plus fluide et sécurisée possible » ajoute-t-il. Et le challenge quand on élargit son activité, comme le numéro 2 de Box le concède, c’est de garder une simplicité d’utilisation.

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